Als zzp’er ben je vaak druk bezig met jouw onderneming. Je steekt er veel tijd in om jouw bedrijf te laten uitgroeien tot een succes. Door alle drukte schieten sommige taken er weleens bij in. Dit kan ook gebeuren bij jouw boekhouding. Gelukkig kan boekhouden meestal een stuk efficiënter. Voor sommige zzp’ers is het verstandig om de boekhouding uit te besteden, terwijl anderen dit liever zelf doen. In deze blog vertel ik je meer over beide opties, zodat jij de beste boekhoudmethode kunt kiezen.
Wat zijn de verschillende opties voor een ZZP boekhouding?
Om je boekhouding zo goed mogelijk op orde te houden, kun je kiezen uit verschillende manieren van boekhouden. Je kunt de boekhouding zelf doen, door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Dit is software waarin veel administratieve handelingen kunnen worden geautomatiseerd. Jij voert met name de factureren en bonnetjes en vervolgens doet het programma (voor een groot deel) de rest. Het boekhoudprogramma is in staat om een winst- en verliesrekening op te stellen. Daarnaast krijg je met een druk op de knop het btw-overzicht.
Daarnaast kun je zelf boekhouden in Excel. Door gebruik te maken van een gratis Excel template, kun je direct beginnen met boekhouden. Om gebruik te maken van Excel moet je wel leren werken in Excel. Je moet formules kunnen opstellen en alle gegevens handmatig invullen en controleren. Niks wordt geautomatiseerd. Doordat je in Excel meer zelf moet doen, kost het vaak meer tijd dan een boekhoudprogramma. Zeker als je meerdere facturen per week verstuurt en je veel verschillende klanten en leveranciers hebt.
Een andere optie is om je boekhouding uit te besteden aan een boekhouder. Dit scheelt veel tijd, maar kost ook meer geld. Je bent al snel 1500 euro per jaar kwijt aan een boekhouder. Daarnaast heb je minder grip op de zaak en ben je niet altijd op de hoogte van de financiële situatie. Welke manier van boekhouden het beste bij jouw bedrijfsvoering past, lees je hieronder.
Wanneer je boekhouding zelf doen als zzp’er?
Stel, je facturenstroom is te overzien, je verwerkt enkele inkoopfacturen en bonnetjes per maand en je hebt een beperkt budget. In dit geval is het een goede optie om je boekhouding zelf te doen in Excel. Het is een gratis programma dat op bijna elke desktop geïnstalleerd staat. Zodra je facturenstroom toeneemt, is Excel niet meer voldoende. Dan is het verstandig om te kijken naar een boekhoudprogramma. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma, in plaats van Excel, kun je veel administratieve taken automatiseren en hoef je minder handmatig in te voeren. Zo kunnen facturen automatisch worden verstuurd, betaalt en verwerkt in jouw administratie. Dit bespaart jou een hoop tijd op je boekhouding als zzp’er.
Daarnaast bieden veel boekhoudsoftware leveranciers ook een mobiele app aan. Hierdoor kun je altijd en overal je boekhouding op je smartphone of tablet bijhouden mits je verbonden bent met het internet. Daarnaast zijn je gegevens altijd veilig opgeslagen in de cloud. Bovendien als je al gebruik maakt van andere administratieve software, kun je kiezen voor een boekhoudprogramma die je kunt koppelen met je andere bedrijfssoftware zoals urenregistratie of CRM. Hierdoor kun je nog meer je administratie automatiseren en bespaar je extra tijd. In de video hieronder vind je nog meer tips om tijd te besparen op je boekhouding.
Wanneer je boekhouding uitbesteden als zzp’er?
Een andere optie van boekhouden is om jouw boekhouding volledig uit te besteden aan een boekhouder. Jij zorgt dat je alle bonnetjes en facturen verzamelt voor je boekhouder. De boekhouder verwerkt vervolgens alle bonnetjes en facturen. Verder zorgt hij dat de boekhouding voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Een veel voorkomende reden om je boekhouding uit te besteden is dat je zelf te weinig kennis hebt over boekhouden. Als je boekhouding daardoor niet goed op orde is, kun je flinke boetes krijgen.
Daarnaast is de kans aanwezig dat je aftrekposten over het hoofd ziet, waardoor je belastingvoordeel mist. Een andere reden om voor een boekhouder te kiezen is dat je simpelweg geen tijd hebt om naar je boekhouding te kijken. Als je gebruik maakt van een boekhouder, hoef je zelf niet meer om te kijken naar je boekhouding en heb je dus meer tijd voor andere zaken.
Wanneer kies je voor een combinatie van beide?
Deze laatste optie klinkt misschien een beetje vreemd. Er bestaat boekhoudsoftware met een zogenaamde meekijkfunctie. Dit houdt in dat je zelf je boekhouding doet, maar je boekhouder kan meekijken. Dankzij deze functie kan een boekhouder dus je boekhouding inzien en je attenderen op eventuele fouten of gemiste belastingvoordelen. Hierdoor verklein je het risico op het maken van fouten. Doordat je zelf de boekhouding beheert, heb je wel altijd het overzicht over de financiële status van je bedrijf. Dit missen veel ondernemers wanneer ze de boekhouding volledig uitbesteden aan een boekhouder of accountant.
Misschien denk je nu: allemaal leuk en aardig, maar kost dat niet extra geld? Nee, dat is niet zo. Doordat de boekhouder alleen nog maar een laatste check hoeft te doen, in plaats van de volledige boekhouding, bespaar je veel geld op een boekhouder. Je maakt dus gebruik van software, maar wel met een laatste check van je boekhouder.
Wat is de beste manier van boekhouden voor jou?
Zoals je in deze blog hebt gelezen, zijn er voor jou als zzp’er verschillende manieren om je boekhouding te doen. Als je genoeg tijd en kennis hebt om je boekhouding zelf te doen, kun je kiezen voor Excel of een boekhoudprogramma. Mocht je facturenstroom toenemen, met verschillende opdrachtgevers en projecten, en geen tijd hebben om dit allemaal bij te houden, dan kun je het beste kiezen voor een boekhoudprogramma. In Excel verlies je dan namelijk snel het overzicht of het kost je veel tijd om de boekhouding steeds bij te werken.
Welk boekhoudprogramma je hierbij het beste kunt nemen is afhankelijk van jouw situatie. Mocht je veel onderweg zijn, kies dan voor een programma met een mobiele app. Maak je al gebruik van andere administratieve software? Kies dan voor boekhoudsoftware die je kunt koppelen met deze software. Wil je jouw boekhouding zelf doen, maar wel zekerheid hebben over de kwaliteit? Dan is boekhoudsoftware met meekijkfunctie het meest geschikt voor jou. Maar heb je weinig kennis en tijd, kies dan voor de totaaloplossing. De boekhouder neemt dat de gehele administratie over, zo heb jij geen zorgen meer over jouw boekhouding en weet je zeker dat je boekhouding altijd op orde is.
Ik zit ongeveer rond de 40 facturen en 40/50 inkoopfacturen per maand. Werk nu sinds kort met Tellow van de Rabobank en voor mij is dit ideaal, ik krijg een push bericht als er iets gestort is en als ik iets vanaf mijn zakelijke rekening betaal krijg ik gelijk een pushbericht met de vraag of ik een foto van de bon wil maken. Werkt voor mij fantastisch.