Contracten | Waar begin ik als ondernemer?

Ach, het loopt goed. We zijn tevreden met onze leveranciers. Waarom zou ik tijd en energie steken in contractmanagement? Wat levert het mij op? Een terechte vraag. Maar heb jij zicht op al jouw lopende contracten? Weet jij welke risico’s je loopt? Welke voorwaarden zijn van toepassing verklaard? Betaal jij nog wel een eerlijke prijs? Als je op één van deze vragen geen antwoord hebt, is het misschien verstandig om alvast een start te maken met het inzichtelijk maken van je lopende contracten.

Contractbeheer

Start met het inventariseren welke contracten er in jouw bedrijf zijn. Dit heet ook wel contractbeheer. Contractbeheer is een onderdeel van contractmanagement. Maak een overzicht met bijvoorbeeld de volgende gegevens: soort – digitaal beschikbaar? – welke algemene voorwaarden/leveringsvoorwaarden zijn van toepassing – leverancier/klant – contactpersoon – afdeling – opzegdata – data einde contract – aanvangsdata – enzovoort. Bekijk zelf welke gegevens jij nodig hebt voor jouw vraag/doel. Ik adviseer altijd om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen zodat je een betere analyse kunt maken.

Soorten contracten

Er zijn een legio soorten contracten. Ik noem een aantal. Lease – huurkoop – inhuur – verhuur – onderhoud – service – opdracht van overeenkomst – samenwerkingsovereenkomst – verwerkersovereenkomsten – raamovereenkomsten.

Opzegdata/data einde contract

Op een gegeven moment is het contract eindig. In een contract is vaak een opzegtermijn opgenomen. Stel jij twijfelt al een tijd of je wel of niet verder wilt samenwerken met een leverancier? Dan is het fijn om te weten wanneer je het contract kan opzeggen. Doe dit tijdig. Anders zit je in sommige gevallen er weer een jaar of twee jaar aan vast. Dit biedt voor jou ook weer de mogelijkheid om de markt tijdig te verkennen en een nieuw offertetraject in te gaan.

Algemene voorwaarden/leveringsvoorwaarden

Ben jij op de hoogte welke voorwaarden van toepassing zijn verklaard? Oh jee, je komt er nu achter dat je akkoord bent gegaan met de voorwaarden van de andere partij. Geen probleem als je maar weet wat hun voorwaarden zijn. Kun je daarmee leven? Dan is het prima. Zo niet? Dan is het zaak om te bekijken wat je hiermee wilt.

Prijs

De markt verandert dagelijks. Betaal jij nog wel een eerlijke prijs? Uiteraard adviseer ik je om niet alleen naar prijs te kijken. Service is ook een belangrijk onderdeel. Je komt er nu achter dat je een te hoge prijs betaalt. Wat nu? Je doet al jaren zaken met die andere partij. Je wilt waarschijnlijk diegene ook niet voor de kop stoten. Ga in gesprek. Ik zeg altijd: er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Bespreek de mogelijkheden.

Professionalisering

Wil je een verdieping op het gebied van dit onderwerp? Check dan eens de website van Nevi. Hét kennisnetwerk voor inkoop, contract- en supply management. Ook de website van Facto biedt veel informatie.

Zoals je leest, is het waardevol om eens te kijken naar je lopende contracten. Het kan je dus een kostenbesparing opleveren, inzicht in je risico’s en overzicht. En overzicht biedt rust.