Boekhouding Excel versus boekhoudprogramma

De boekhouding is voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad

Als ondernemer heb je vele verantwoordelijkheden binnen het bedrijf. Dit maakt jouw baan natuurlijk aantrekkelijk en dynamisch, maar hier zitten ook een aantal nadelen aan. Als eindverantwoordelijke ontkom je simpelweg niet aan sommige taken, omdat deze toch echt moeten gebeuren. Een goed voorbeeld hiervan is de boekhouding. De kans dat jij een ondernemer bent geworden omdat je van boekhouden houdt is in de meeste gevallen erg klein. De boekhouding is dan ook voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad. Gelukkig zijn er in dit digitale tijdperk steeds meer oplossingen en mogelijkheden om de boekhouding zo gemakkelijk mogelijk te maken. De vraag is echter, kun je het beste een boekhoudprogramma kopen of is het beter om de boekhouding in Excel te doen? Wij zetten graag de voor- en nadelen voor jou op een rijtje.

Excel is goedkoop, maar vergt meer tijd en is gevoeliger voor fouten

Excel is ondanks de vele ontwikkelingen van de laatste jaren nog steeds een van de meest gebruikte software programma’s met betrekking tot het doen van de boekhouding. We kunnen er lang over praten maar in veel gevallen is de hoofdreden de lage kosten. Excel is vrijwel op bijna elke computer geïnstalleerd en anders kun je voor een relatief lage investering een MS Office pakket aanschaffen. Excel is vrijwel voor iedereen toegankelijk en het internet staat vol met tutorials. Het supportsysteem voor Excel is dan ook gigantisch en je kan dan ook vrijwel elk probleem oplossen door deze op te zoeken op het internet. Hiermee hebben we ook direct het nadeel aan Excel als boekhoudprogramma te pakken. Excel heeft ontelbare mogelijkheden, maar is niet specifiek voorgeprogrammeerd op de boekhouding van jouw bedrijf. Je dient dan ook alles zelf op te zetten en de formules zelf in te voeren. Naast het feit dat je hiervoor dient te beschikken over de juiste skill set, is de kans op fouten in de setup en de formules dan ook relatief groot. Ook de tijd die je besteed aan de boekhouding is met het gebruik van Excel vaak relatief langer dan met andere boekhoudprogramma’s.

Een (online)boekhoudprogramma kan tot significante kostenbesparing leiden op de lange termijn

Wanneer je als ondernemer kiest voor een betaald boekhoudprogramma dan is de kans behoorlijk groot dat dit een online programma is, waarbij de data opgeslagen is binnen de cloud. Qua kosten op de korte termijn ben je hier vrijwel altijd duurder uit dan met Excel, maar door de vele voordelen kunnen deze kosten op de middellange termijn gedekt worden, omdat je minder tijd hoeft te besteden aan het doen van de boekhouding. Met een online boekhoudprogramma heb je altijd en overal de beschikking over alle gegevens en kun je zelfs een situatie scheppen, waarbij de boekhouding altijd live is en je niet hoeft te wachten tot het einde van de maand of het kwartaal om de cijfers te evalueren. Dit geeft je de mogelijkheid om sneller te schakelen en proactief te reageren op de cijfers. Een ander voordeel dat vooral erg interessant is voor mensen die op locatie werken, is dat je met een online boekhoudprogramma ook facturen snel en makkelijk digitaal kan versturen vanaf elke locatie. Met online facturatie wordt behoorlijk wat administratietijd bespaard. Een goed opgezet boekhoudprogramma is dusdanig ingericht dat je alleen maar de cijfers hoeft in te voeren en de jaar- en resultatenrekening automatisch gegenereerd worden. Hiermee gaat de aangifte aan het eind van het belastingjaar dan ook een stuk sneller. De meeste softwareprogramma’s worden bovendien geleverd met een hulp- en ondersteuningsservice, waarmee je meestal online contact kan maken mocht je problemen met de software ondervinden.