Hoe ga je als zzp’er om met wanbetalers?

Helaas overkomt het elke ondernemer weleens dat een klant of opdrachtgever niet of erg laat betaalt. Je hebt hem al enkele herinneringen gestuurd, maar toch is het geld nog niet binnengekomen. Controleer altijd eerst goed al jouw bankrekeningen om er zeker van te zijn dat de betaling nog niet is voldaan. Als dat niet het geval is, kun je een aantal stappen ondernemen om te zorgen dat je klanten alsnog betalen. Welke stappen dat zijn en belangrijker nog, hoe je wanbetalers kunt voorkomen, lees je in dit stappenplan.

Stap 1: Ken je klanten

Om te voorkomen dat je zaken doet met een wanbetaler, is het belangrijk om vooraf te weten met wie je te maken hebt. Als jij je aanmeld bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) kun je eenvoudig zien of jouw klant betalingsachterstanden heeft. Met dat in het achterhoofd, kun je een analyse maken en bedenken of je wel of geen zaken wilt doen met de betreffende klant.

Stap 2: Vermeld een betaaldatum op de factuur

Iedereen wil natuurlijk dat betalingen op tijd worden voldaan. Voor beide betrokken partijen is het daarom fijn om een uiterste betaaldatum te hebben. Op die manier weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Vermeld daarom altijd een duidelijk datum en betalingstermijn op de geleverde factuur. Staat er na de afgesproken termijn nog niks op jouw rekening? Stuur de klant dan een eerste betalingsherinnering.

Stap 3: Stuur een betalingsherinnering

Zodra je ontdekt dat een betaling niet is voldaan binnen de afgesproken termijn, is het tijd om een eerste betalingsherinnering te sturen. Denk er hierbij aan dat je een vriendelijk verzoek doet aan de klant om de betaling zo snel mogelijk te voldoen. Blijf hierin zakelijk en vriendelijk. Je weet namelijk niet waarom de klant de factuur nog niet heeft betaald. Wellicht is de factuur kwijtgeraakt of heeft jouw klant een hele drukke periode waardoor de factuur per ongeluk over het hoofd is gezien.

Stap 4: Neem telefonisch contact op met de klant

Heeft jouw klant een week na het versturen van de eerste herinnering nog niet betaald en niks van zich laten horen? Dan is het tijd om telefonisch contact op te nemen met de klant. Voordat je dit doet is het handig om nog even je bankrekening te checken, zodat je zeker weet of de klant wel of niet heeft betaald. Door telefonisch contact op te nemen met de klant kun je de reden achterhalen van de betalingsachterstand en hem erop attenderen dit zo snel mogelijk te doen. Meestal werkt persoonlijk contact een stuk beter dan een schriftelijke herinnering.

Stap 5: Stuur een tweede betalingsherinnering

Ondertussen is het twee weken geleden dat je de eerste betalingsherinnering hebt verstuurd. Je hebt de klant via de telefoon duidelijk verteld dat hij de betaling zo snel mogelijk moet voldoen, maar het geld is nog steeds niet binnengekomen. Tijd voor een tweede betalingsherinnering. Hierin verzoek je de klant binnen een bepaalde termijn het openstaande bedrag te betalen. Vermeld in de brief duidelijk dat als de klant nu nog niet betaalt, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen. Je stuurt daarbij aan op een dagvaarding.

Stap 6: Breng een dagvaarding uit

Is de betaling nog niet voldaan? Dan is het tijd voor de laatste stap. Helaas ben je genoodzaakt om de klant voor de rechter te dagen. Vermeld in je dagvaarding duidelijk wat je eisen zijn. Daarnaast is het van belang om bewijsstukken mee te sturen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een contract of de factuur.

Stap 7: Wanbetalers in de toekomst voorkomen

Het is erg vervelend als je moet wachten op je geld. Je hebt immers een product of dienst geleverd en wilt daarvoor betaald worden. Om te voorkomen dat jouw klant het openstaande bedrag te laat of niet betaalt, kun je ervoor kiezen om de klant vooraf te laten betalen. Zo voorkom je dat je achteraf te maken krijgt met een wanbetaler.