Komt jouw boodschap wel over?

In trainingen zie ik het vaak gebeuren: iemand heeft een boodschap voor zijn gesprekspartner, maar die komt niet over. Het kan gaan om een goed idee dat diegene wil delen of er moet slecht nieuws worden gebracht of iemand wordt aangesproken op zijn gedrag en dat wordt niet duidelijk (genoeg) overgebracht.

De boodschap wordt te voorzichtig, te vrijblijvend of te omslachtig gebracht en heeft voor de ontvanger onvoldoende of geen overtuigingskracht. En dus is de kans vrij groot dat die er niets mee gaat doen.

Wil je aardig gevonden worden?

Een voorbeeld:als acteur speelde ik eens een medewerker die de kantjes ervan afliep. Te laat beginnen, als eerste weer naar huis, taken niet afmaken en daar vervolgens heel blasé over doen. Zo’n type dat wel heel erg relaxed is zeg maar.

Ik werd daar heel vriendelijk op aangesproken door een collega die keurig heel concreet verwoordde welk gedrag van mij haar stoorde. De toon waarop ze dat deed was echter heel voorzichtig, lief zelfs en vragend. Ze vroeg letterlijk of ik misschien voortaan mijn werk af zou willen maken, want anders moest zij het doen en dat wilde ze eigenlijk liever niet. En dat laatste zei ze bijna fluisterend..

Je raad het al, de collega die zich toch al nergens druk om maakte, voelde geen noodzaak om haar gedrag te veranderen. ”A joh, dat hoeft toch niet en zo erg is het allemaal niet, maak je geen zorgen joh” was zo ongeveer de strekking van haar reactie. De noodzaak werd niet opgemerkt, omdat die niet duidelijk genoeg in de boodschap zat.

”Zou je misschien even tijd voor me hebben? Ik wil eigenlijk iets met je bespreken, maar alleen als het niet teveel moeite is hoor! Het duurt maar eventjes, want het gaat alleen maar om…”

Mannen een leider, vrouwen de bitch…

Ik zie vaak van dit soort voorbeelden voorbij komen. Bij zowel mannen als vrouwen, maar eerlijk is eerlijk: ik zie het vooral bij vrouwen. Ik denk dat wij meer de neiging hebben om rekening te houden met de ander èn met hoe we op anderen overkomen. We lopen bijvoorbeeld meer risico dan mannen om als kil en onaardig te worden bestempeld als we meer zakelijk en krachtig communiceren. En niemand wil graag als bitch, harteloos of onkundig, dom etc. worden gezien.

Tara Mohr heeft er in haar boek ”Playing big” (waarin ze vrouwen aanspoort zich niet langer klein te houden, ik zeg: driewerf hoera!) een heel hoofdstuk aan gewijd en dat vond ik heel herkenbaar.

Vrouwen hebben vaak de neiging om hun boodschap af te zwakken en dat doen ze op verschillende manieren:

1. Door het gebruik van woorden als eigenlijk, misschien, even, eventjes, alleen maar, een beetje, soort van.

2. Door zich van te voren te verontschuldigen: ”Sorry, ik weet dat je het druk hebt, maar…” of ”Ja sorry, dit klinkt misschien stom…”

3. Door je mening te geven in de vorm van een vraag. In plaats van te stellen dat je vindt dat er teveel tijd wordt besteed aan vergaderen, vraag je: “Wat vinden jullie ervan als we onze wekelijkse vergadering inkorten?” Dat laatste is veiliger, het eerste kan te sterk overkomen en kan kritiek opleveren. Helaas komt het in de vragende vorm minder sterk over en als je echt wilt dat er iets verandert is dat dus niet handig.

4. Door zich van te voren te vrijwaren door teksten als: ”Ik ben natuurlijk geen expert, maar ik dacht…” of ”Ja, ik bedenk het ter plekke hè..” Vaak wil men zichzelf zo vrijwaren van eventuele kritiek, door duidelijk te maken dat ze er zelf nog niet helemaal uit waren. Het klinkt echter te bescheiden en ook alsof je wilt duidelijk maken dat wat je wilt zeggen toch niet klopt.

Dat is eigenlijk best wel een beetje soort van herkenbaar..

Herken je dit? Ik wel hoor, zelf gebruik ik het woord ”eigenlijk” te vaak. En ook aan nummer drie maak ik me zo nu en dan schuldig.

Ik nodig je uit om eens te letten op jouw manier van communiceren. Is die altijd krachtig en duidelijk of herken je ook enkele valkuilen?

Als je je bewust bent dat je communiceert op een manier die jouw boodschap ontkracht, kun je er vervolgens voor kiezen om het anders te doen en krachtig en helder te communiceren. En nee, dat betekent niet dat je hoeft te schreeuwen of onaardig hoeft te doen.

Breng je boodschap zonder verontschuldigingen en woorden die deze afzwakken. Spreek luid en duidelijk, zodat je boodschap goed te horen is en ook het spreektempo is belangrijk. Vrouwen hebben nogal eens de neiging om te snel te spreken, al kunnen sommige mannen daar ook wat van. En less is more, zeg ik altijd. Wees to the point. Kort, maar krachtig.

Congruentie

En dan heb ik het nog niet eens gehad over je lichaamstaal, die minstens zo belangrijk is. Die moet congruent zijn met wat je zegt. Daar kan ik een apart artikel aan wijden, maar let bijvoorbeeld op hoe je erbij staat of zit. En zorg dat je mimiek in overeenstemming is met je boodschap. Dus: bij een serieuze boodschap een serieus gezicht.

Dit zijn slechts enkele tips en het lijken misschien open deuren, maar ik voer echt heel vaak gesprekken waarin deze valkuilen voorbij komen. En wat dacht je van communicatie per e-mail? Extra lastig, want daar moet je het doen met enkel de tekst. Communiceren is één ding, maar krachtig en duidelijk communiceren is echt zo makkelijk nog niet.

Ga je ermee aan de slag? Begin dan met je grootste valkuil, één ding tegelijk.

Ik hoor graag of je dit herkent en of je de tips toepast! Laat je weten of ze voor je werken?

Corry Conen

www.corryconen.nl

Wil je werken aan een krachtige manier van communiceren zodat niemand meer om je heen kan? Daar kan ik je mee helpen. Neem contact met me op voor een gratis start up sessie.