Urenregistratiesysteem als ZZP’er: kies je voor Excel of voor een app?

Wanneer je net met je onderneming gestart bent, komt er veel op je af. Nadenken over een urenregistratiesysteem staat daarom vaak niet op de agenda van een ZZP’er. Je bent immers al druk genoeg met de werving van klanten, het finetunen van je productaanbod en het managen van je financiën. Toch is dit niet verstandig, want zonder een sluitende urenregistratie heb je:

• Geen recht op belastingvoordelen.
• Geen inzicht en controle over je inkomstenstroom.

Geldt dit voor jou niet? Bijzonder! Wellicht ben je zo vaardig geweest een fixed price project in de wacht te slepen en is je facturering dus niet afhankelijk van je uren. Maar ook dan is inzicht in je gemaakte uren onmisbaar om te kunnen weten of je project winstgevend is geweest. Ongemerkt maak je namelijk vaak meer uren dan gedacht. De menselijke geest beschikt over een prullenbak zonder herstel button, en over een harde schijf waar maar 25 procent van de opgenomen informatie op een dag op terecht komt. Op je geheugen vertrouwen voor je urenregistratie is dus geen verstandige keus en kost je waarschijnlijk geld.

Er zit dus niks anders op dan jezelf te verplichten tot het bijhouden van je uren. Gelukkig sta je hierin niet helemaal alleen en kan de moderne techniek je hierin faciliteren. Door onderstaande vijf vragen te doorlopen leer je wat voor jou de aangewezen methode is voor het efficiënt en effectief registreren van je uren.

1. Ben je veel onderweg?

Met een online urenregistratiesysteem met een mobiele app maak je het jezelf makkelijk. Je uren schrijf je voortaan in de trein, in de wachtkamer of tijdens de lunch. Ook kan je ervoor kiezen te werken met een timer; bij aanvang van de werkzaamheden zet je de timer aan voor het desbetreffende project en wanneer je klaar bent, stop je de timer weer. De uren worden nu automatisch in je timesheet geregistreerd voor dit project.

2. Wil de klant inzicht in je uren?

Met een online systeem kan je makkelijk allerlei soorten rapporten genereren of naar keuze je klant toegang geven tot (een deel) van jouw urenregistratie software.

3. Maak je al winst?

Zo niet, kan het verstandig zijn je kosten nog even zo laag mogelijk te houden. Een urenregistratie opzetten in Excel is een goede optie. Zorg er dan wel voor dat je elke week back-ups maakt van je bestanden, of stuur je urenoverzicht wekelijks naar jezelf op per e-mail. Zo voorkom je dat je door een noodlottig kopje koffie in je laptop ook nog eens het overzicht over al je nog te factureren inkomsten kwijt bent. Door een herhalende reminder in je agenda te zetten, herinner je jezelf aan het maken van deze back-ups.

4. Heb je meerdere klanten, waarvoor je gelijktijdig opdrachten uitvoert? En word je betaald op uurbasis?

Dan kan een online urenregistratiesysteem handig voor je zijn, omdat deze vaak meer overzicht biedt dan een Excel bestand op je pc. Ook hoef je je dan nooit meer druk te maken over zoekgeraakte bestanden of een gecrashte pc.

5. Ben je thuis in de wereld van online urenregistratie tools?

Alleen door jezelf te verdiepen in deze markt, weet je welke functionaliteiten er beschikbaar zijn en tegen welke prijs. Door de verschillende online urenregistratie software te vergelijken op de voor jou gewenste functionaliteiten, genereer je een lijst met voor jou geschikte aanbieders. Prijs en functionaliteiten zie je zo overzichtelijk onder elkaar, zodat je aanbieders tegen elkaar af kan wegen. Zo kies je snel het juiste urenregistratiesysteem voor het ondersteunen van jouw bedrijfsvoering, waardoor jij je mentale ruimte vrijhoudt voor het in de markt zetten van je bedrijf.