Vier fouten bij Frequent Verzuim Gesprekken

Heb je er ook mee te maken? Het voeren van frequent verzuim gesprekken? Weet je altijd het gewenste resultaat te behalen en voelt het ook altijd goed om te doen? In dit artikel benoem ik de vier meest voorkomende fouten van het frequent verzuim gesprek. En ik geef tips over hoe het wél kan. Daarnaast geef ik weer veel te veel bloot over mezelf. Dus als je alles wilt weten over het frequent verzuim gesprek én over wat ik met mijn conditie en met mijn krachtige armen kan doen. Lees dan vooral verder!

Een goede conditie is belangrijk. En ook dat je in staat bent om zware dingen te tillen als het moet. Ik ben regelmatig erg dankbaar voor mijn sterke armen en mijn, over het algemeen, goede conditie. En dat komt dan met name door onze Peuter Familias! Als hij besluit een stuk te gaan wandelen dan loop ik graag met hem mee. Maar die wandelingen kunnen wel eens wat langer duren dan van tevoren de bedoeling was. Er zijn ook zoveel interessante dingen om nog eens te bekijken! Dus hij wil graag toch weer wat verder weg gaan dan verstandig is.

Op een gegeven ogenblik komt daar het moment dat hij stopt met lopen, zijn duim in zijn mond steekt en zich vastklampt aan mijn been. Dan is hij klaar met wandelen. En dan wil hij getild worden. Soms krijg ik hem na een minuutje weer aan het lopen, maar het komt ook vaak voor dat ik een kilometertje of wat een, best wel groot en zwaar voor zijn leeftijd, ventje aan het tillen ben.

Ben dan blij dat ik dat een stuk kan volhouden. Ondanks het feit dat ik al ver boven de veertig ben, conditioneel gezien en qua kracht mag ik er zeker nog wezen.

Frequent is goed! Toch?

Die conditie en kracht nemen toe op moment dat je dat frequent weet te trainen. Elke week dus, en het liefst nog wat vaker dan eens per week. Maar hier vertel ik jou als lezer natuurlijk niks nieuws. Dit weet je. Dit is logisch. Als je iets frequent weet te doen dan breng je ontwikkeling tot stand. Frequent is goed! In dit geval dan.

Nee! Frequent is niet altijd goed!

Er zijn ook dingen die je niet direct in de hand hebt maar die wel frequent gebeuren. Dat is weer geheel iets anders. Dan is frequent niet goed. Als je met de fiets naar het werk gaat en je hebt frequent een lekke band. Dan is er geen sprake van ontwikkeling, dan is er iets anders aan de hand. Veel frustratie vooral. En wellicht moet je er iets aan gaan doen om te voorkomen dat je steeds die lekke band krijgt. Wellicht een andere route? Of een nieuwe band aanschaffen omdat de oude wat te versleten is inmiddels?

Een frequente ziekmelding van één van je medewerkers is ook iets wat je kan “overkomen”. Als iemand, bijvoorbeeld, binnen een jaar zich drie keer heeft ziek gemeld, dan mag jij met deze medewerker een frequent verzuim gesprek gaan voeren. En dat is eigenlijk geen gemakkelijk gesprek. Sterker nog; zo’n gesprek doe je al heel snel fout.

Wat is de bedoeling van het gesprek?

Een frequent verzuim gesprek is onder andere nodig voor het terugdringen van verzuim en het voorkomen van een langdurige ziekmelding. Maar op bepaalde momenten kun je de plank volledig mis slaan. Er zijn namelijk vier veel voorkomende fouten die je makkelijk weet te maken gedurende een frequent verzuim gesprek. En daar wil het graag even over hebben.

1. Het gesprek zien als een “moetje”

Een fout die ik nog vaak zie gebeuren is dat het gesprek in beginsel teveel wordt neergezet als een organisatorische verplichting. Dat je naar je medewerker toe heel erg zit op de procedure, maar op zo’n manier dat je jezelf als het ware er een beetje van distantieert. Zo van: “Tja, het is even geen pretje dit gesprek, maar we moeten er samen even doorheen!”

Vanuit die positie is het heel lastig om commitment te krijgen voor eventuele aanpassingen en adviezen.

Sta je er zelf niet achter? En zie je zelf geen toegevoegde waarde? Doe het dan ook vooral niet. Zonde van je tijd.

Maar hoe dan wel?

Het gesprek is alles behalve een “moetje”. Als je kijkt naar de statistieken dan is het zeker de moeite waard om goede frequent verzuim gesprekken te voeren.

Als je weet dat een groot gedeelte van de totale verzuimkosten van de werkgevers ontstaat door kort verzuim (15%) is het zeker de moeite waard om je ook te richten op het kort frequent verzuim.

Daarnaast is het al jaren bekend dat van de werknemers die zich per jaar vier keer of vaker ziek melden, dat 50% daarvan in de jaren daarna ook langduriger gaan verzuimen. Met name als er sprake is van intra-persoonlijke omstandigheden.

Als je iets kunt doen om dat te voorkomen, dan scheelt dat jou en vooral ook je medewerker later heel veel zorgen.

Verkondig deze boodschap in het kader van openheid en eerlijkheid. Het is ook zeker in het belang van je eigen werknemer.

2. Het Medische Gesprek

Wat ik ook veel zie gebeuren is dat de ziekmeldingen worden besproken en dat er een soort van discussie gaat ontstaan wat er bij elke ziekmelding aan de hand was, en of er toen wel of niet sprake was van echt ziekteverzuim.

De grote fout die je hier maakt is dat je het gaat hebben over de medische oorzaak. En daar heb je gewoonweg niks mee te maken. Daar heb je geen verstand van. Je bent geen arts. En je hebt ook niet de autoriteit om er iets over te zeggen. Alleen de bedrijfsarts mag bepalen of er sprake is of was van wel of niet een medische reden van verzuim.

Heel lang geleden…. toen ik voor het eerst met een medewerker ging praten over frequent verzuim, en nog helemaal geen verzuimexpert was, trapte ik in deze val. En het gesprek was totaal geen succes. Ik ging keurig elke ziekmelding van het afgelopen jaar bij langs en ik vroeg wat de oorzaak daarvan was. En elke keer was de verklaring van de medewerker: “Migraine-aanval, en de huisarts weet er van.”

En aangezien ik geen migraine-expert was en ben, en niet met de huisarts daarover kan overleggen, kon ik daar dus helemaal niks mee. Ik probeerde wel wat goed advies te geven, aangaande rust & regelmaat & gezond leven. Maar of dat hielp?

Als het gaat om het voeren van een medisch gesprek dan heb je gewoonweg geen autoriteit. Laat staan dat je qua privacy hier dingen over mag noteren trouwens. Laat de medische oorzaak dus zoveel mogelijk met rust.

Maar hoe dan wel?

Zoals gezegd is de enige persoon waar de medewerker nuttig mee kan praten over medische oorzaken de bedrijfsarts. Je zou in dat kader kunnen proberen de medewerker nog bij de bedrijfsarts te krijgen. Preventief dus. Vrijwillig dus. Dat de medewerker wellicht een preventieve interventie geadviseerd kan krijgen of ander advies ter voorkoming van…

Maar dat is niet het enige.

Als er sprake is van veel frequent verzuim op de afdeling of binnen de organisatie, zou ik juist ook graag van mijn bedrijfsarts willen weten of we er als werkgever ook alles aan doen om erger te voorkomen en om dit terug te dringen. De bedrijfsarts zou hier heel actief ook in moeten zijn, wettelijk gezien. Hij zou ook jou moeten kunnen adviseren wat je wel of niet met je medewerkers kunt bespreken en wat jij als werkgever nog voor de medewerkers zou kunnen doen.

3. Gesprek zonder feiten.

Wat natuurlijk een ontzettende “no-go” is is het feit dat je zonder feiten een gesprek in gaat. De boodschap van veel frequent verzuim komt niet over als er een soort van welles-nietes gesprek gaat voeren. Dat je nergens dossier over hebt opgebouwd en dat je over de ziekmeldingsfrequentie niks concreets weet te melden.

Maar hoe dan wel?

Het is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van elke ziekmelding.

Maar dat is vooral niet het enige. Het gaat veel verder dan dat.

Je kunt ook niet zonder de informatie van wat een “normale” verzuim-meldfrequentie is. Een medewerker kan het normaal vinden dat er acht keer per jaar wordt ziek-gemeld, maar dat is feitelijk niet zo. Weet jij wat het landelijk gemiddelde is en wat het gemiddelde voor jouw organisatie is? Dit zijn de feiten die je paraat moet hebben. Zoek ze op of vraag het je P&O’er.

Maar daar blijft het niet bij, er zijn meer feiten waar je van op de hoogte moet zijn wat mij betreft. Als je écht een goed gesprek hierover wilt voeren dan heb je een veel beter overzicht nog nodig. Je hebt dan niet alleen een overzicht nodig van alle ziekmeldingen die hebben plaatsgevonden. Je hebt dan namelijk ook een goed beeld nodig, met concrete voorbeelden, wat de algemene verzuimbehoefte is van de medewerker.

De algemene verzuimbehoefte is groter dan alleen de echte concrete ziekmeldingen. Dit heeft namelijk erg te maken met de eigen persoonlijke omstandigheden die ziekteverzuim zouden kunnen gaan veroorzaken. Persoonlijke problemen, wellicht zelfs ook op financieel gebied. Je merkt dat er wat meer aan de hand is als je medewerker een aantal signalen laat zien: veel tussendoor privé moeten bellen, uurtjes eerder weg, langere pauzes nodig hebben, verslapen, frequent pech onderweg naar werk, etc. Probeer zoveel mogelijk deze signalen met concrete voorbeelden paraat te hebben als je met iemand in gesprek gaat.

Ziekteverzuim voorkom je dus niet altijd alleen door je alleen te richten op het ziekteverzuim.  

4. Het “Ik-moet-jou-hebben!”-gesprek

Een frequent verzuim gesprek slaat als middel volledig dood als je dat gaat voeren met slechts één specifieke medewerker, of slechts een aantal. Of op momenten dat je denkt dat het weer even nodig is.

Als je medewerker verbaasd is over het feit dat er een dergelijk gesprek plaatsvindt, na de derde ziekmelding binnen een jaar, dan heb je dit soort gesprekken nog niet op de juiste manier binnen je organisatie geïmplementeerd. Niet consequent genoeg en niet duidelijk.

Het gesprek moet nooit een verrassing zijn. Of dat er een gevoel bij je medewerker gaat ontstaan dat je een andere agenda hebt.

Maar hoe dan wel?

Frequent verzuim gesprekken gaan alleen werken als het standaard is voor iedereen, en dat iedereen ook kan verwachten dat er een gesprek gaat plaatsvinden op moment dat er bijvoorbeeld binnen 12 maanden een derde ziekmelding wordt gedaan. Je wil ervoor zorgen dat er een duidelijke bewustwording gaat ontstaan binnen je organisatie dat frequent kort verzuim niet direct normaal is en dat er aandacht voor is als iemand een grote verzuimbehoefte laat zien.

Dus, leg goed uit waarom je dit doet (zie punt 1) en leg goed uit hoe je het doet en wat je als werkgever wel en niet mag bespreken (zie punt 2). En wees gewoon heel erg consequent. Verzuim hier niet in, zou ik willen zeggen. Pun intended.

En verder qua communicatie is het één en ander uiteraard ook goed en transparant omschreven in het verzuimprotocol.

Een gesprek over frequent verzuim? Of een frequent gesprek over verzuim?

Aandacht voor je medewerker met duidelijke hulp en ondersteuning van een bedrijfsarts werkt altijd ter voorkoming van langdurig verzuim. Met name als het gaat om persoonlijke problematiek waar je nog iets mee kunt gaan doen. Waar je als werkgever ook een rol in kunt gaan vervullen.

Persoonlijk vind ik het bij het standaardproces horen dat er frequent verzuim gesprekken worden gevoerd. Maar ik vind bij lange na niet dat dit het startpunt is voor het voorkomen van langdurig verzuim.

Verzuim is meer dan alleen ziekteverzuim.

Ik denk dat met name de focus niet direct en alleen op die concrete ziekmeldingen moet komen te liggen. Het is een belangrijk onderdeel. Maar als leidinggevende of werkgever heb je niks te bespreken over de medische werkelijkheid dus wat mij betreft focus je altijd ook op de eerste signalen van verzuimbehoefte. Dan ben je er vroeg bij als er iets te voorkomen valt.

Durf dus ook over die verzuimbehoefte met je medewerker in gesprek te gaan. Verzuim is meer dan alleen ziekteverzuim. Een frequent gesprek over verzuim vind ik dus nuttiger dan alleen een frequent verzuim gesprek.

Want, als je iets frequent weet te doen dan breng je ontwikkeling tot stand. Weet je nog?