Waarom een lege agenda stress oplevert…

“Ik ben knetterdruk, weet van gekkigheid niet meer wat ik als eerste moet oppakken. En dan word ik ook nog eens continu gestoord in mijn werk!” De telefoon blijft maar gaan, de collega’s blijven maar binnenstromen. En alles lijkt belangrijk.

Too much to handle

Herkenbaar? Wellicht wel. Wanneer het een tijdelijke periode van drukte betreft, kunnen we deze vaak prima handelen. Maar wanneer er geen perspectief is en er sprake is van ‘te vaak, te lang en te veel’ gaat het lichaam protesteren: we hebben dan last van negatieve stress. En dan wordt er op mijn deur geklopt.

Eén van de eerste dingen waar ik naar kijk tijdens mijn trainingen is de agenda. En wat valt hierbij op? De drukste mensen hebben de leegste agenda’s. Huh? Ja, echt waar. Wat is er hier aan de hand?

Het hoofd stroomt letterlijk vol

Feitelijk een aantal zaken. Allereerst zal iemand die nauwelijks gebruik maakt van zijn agenda – maar wel veel afspraken heeft en veel output moet opleveren – veel moeten onthouden en herinneren. Dit kost hersencapaciteit en hiermee energie. Het maakt ook dat er dan minder ruimte in het hoofd is voor nieuwe informatie of om eens out of the box te denken. Verwacht dus niet teveel innovatieve ideeën van deze persoon.

Geen concrete doelen

Daarnaast is er sprake van gebrek aan focus op een werkdag. Als er niets in de agenda staat, is het lastig prioriteiten stellen. We zijn dan veel sneller geneigd om in te gaan op verstoorders: we hadden ons namelijk voor die dag nog geen concrete doelen gesteld.

Maak je doelen concreet en plan ze in hapklare brokken in, is mijn credo. Het inplannen van doelen in de agenda dwingt tot nadenken: wanneer wil je wat bereikt hebben en hoeveel tijd stel je hiervoor beschikbaar? En: het dwingt tot efficiënter werken. Door de tijd voor een klus te framen, in te kaderen, dwing je jezelf om tempo te maken en na te denken over een logisch stappenplan.

A goal without a plan is just a wish – De Saint Exupéry

Door doelen in te plannen maak je ze belangrijk én je creëert een situatie waarin je succesmomenten kunt ervaren. Immers: het voelt prettig iets afgerond te hebben in de daarvoor beschikbare tijd. Doelen stellen voorkomt dat vage, knagende en onaffe gevoel aan het einde van de dag waarin je beseft dat je weliswaar veel gedaan hebt, maar je je onvoldoende gefocust hebt op wat écht belangrijk is en allerlei dingen tussendoor jouw dag hebben bepaald.

Een vollere agenda zorgt voor rust

Hoe mooi is het dat we nu gebruik kunnen maken van een prachtige digitale agenda waarin de mogelijkheden eindeloos zijn om meer overzicht voor jezelf te creëren? Hoe gek het ook klinkt: gun jezelf wat meer rust door juist meer in je agenda te zetten!

Meer weten over effectief en efficiënt werken? Zie www.optiworkadvies.nl.