Zo schrijf je een succes-offerte!

Goed nieuws: een potentiële opdrachtgever vraagt je om een offerte. De kans is groot dat hij jouw offerte zal vergelijken met het aanbod van andere ondernemers, om daarna een keuze te maken. Zo zorg je ervoor dat jij een echte succes-offerte schrijft.

In een offerte omschrijf je jouw aanbod aan een mogelijke klant. Je vertelt wat je te bieden hebt, hoe je dat aanpakt en welke prijs je daarvoor rekent. Hoe je offerte eruitziet, bepaal je voor een groot deel zelf. Er zijn ook verplichte elementen; denk aan datum, offertenummer en geldigheidsduur.

Een goed voorstel schrijven kan veel tijd en energie kosten. Jij vergroot de winkans van jouw offerte met de volgende 9 tips.

1. Check de verwachting

De verleiding om bij een offerteaanvraag meteen in de pen te klimmen is groot. Maar soms is dat helemaal niet nodig. Check of jouw opdrachtgever daadwerkelijk behoefte heeft aan een complete offerte, of dat alleen een prijsindicatie volstaat. Onderzoek of je een serieuze kandidaat bent en wat de verwachtingen zijn. Op die manier weet je of het zin heeft om veel werk te maken van je offerte.

2. Vraag naar planning en budget

Weet je zeker dat je in staat bent om de opdracht uit te voeren? Vraag de opdrachtgever naar zijn planning en het beschikbare budget. Als de klus geklaard moet worden in een periode dat jij niet beschikbaar bent, is het maken van een offerte zonde van je tijd. Komt het beschikbare budget niet in de buurt van de prijs die je vraagt? Laat de opdracht dan aan je voorbijgaan.

3. Vraag door

Ben je een serieuze partij en past de opdracht binnen je planning en budget? Zorg dan dat je helder hebt wat de exacte vraag van de opdrachtgever is. Doorvragen levert je extra informatie op waarmee je in je offerte laat zien dat je de opdracht begrijpt. Hoe meer opdrachtgevers hun verhaal terugzien in jouw offerte, hoe groter het vertrouwen dat jij de juiste partij bent om zaken mee te doen.

Als de offerte goed is en je klant wil met je verder, wordt de offerte uiteindelijk een factuur. Let erop dat ook je factuur moet voldoen aan een aantal eisen van de Belastingdienst.

4. Wees niet té enthousiast

Enthousiasme is goed als je een opdracht wilt binnenhalen. Toch kan te veel enthousiasme ook tegen je werken. Een opdrachtgever die merkt dat je de opdracht per se wilt hebben, kan hiervan gebruikmaken bij de onderhandeling over de prijs. Geef niet zomaar korting om een opdracht binnen te halen. Eigenlijk zeg je dan ‘mijn reguliere prijs is te hoog voor het werk dat ik lever’. Voor je het weet is dit nieuwe tarief bij deze opdrachtgever de standaard. En doe je jezelf tekort als je meer opdrachten van hem krijgt.

5. Noem je voorwaarden

Wees duidelijk over je leverings- en betalingsvoorwaarden. Leveringsvoorwaarden gaan over de aansprakelijkheid voor je product of dienstverlening. Betalingsvoorwaarden leggen vast hoe en wanneer een factuur betaald moet worden. Bij het uitbrengen van een offerte voeg je een exemplaar van deze voorwaarden toe. Wanneer jij de opdracht krijgt, vraag je aan je opdrachtgever om de voorwaarden ondertekend aan je terug te sturen. Hiermee voorkom je discussies achteraf.

6. Wees concreet

Voorkom misverstanden over onvoorziene kosten door duidelijk te zijn over je prijs en leveringstermijn, en wat je opdrachtgever daarvoor mag verwachten. Benoem wat wel en wat niet in de prijs is inbegrepen. En vermeld expliciet of extra kosten als reiskosten wel of niet in je prijs zitten.

7. Splits je werkzaamheden

Splits de opdracht op in verschillende werkzaamheden, in plaats van 1 omschrijving met 1 totaalbedrag. Hiermee geef je jouw opdrachtgever inzicht in welke werkzaamheden je uitvoert tegen welke prijs. Ook geef je hem hiermee de mogelijkheid om te kiezen wat hij je wel en niet laat doen. Dit kost jou bij het opstellen van de offerte iets meer tijd, maar het vergroot de kans dat je (een deel van) de opdracht mag uitvoeren.

8. Verras je opdrachtgever

Een offerte maken is net als solliciteren: je kunt een standaardbrief schrijven, maar je kunt ook proberen om te verrassen. Vul je offerte aan met iets extra’s, zoals een aanvullend product of maatwerkservice. Je kunt ook kiezen voor aangepaste betalingsvoorwaarden die aansluiten op de situatie van je opdrachtgever. Of een huur- of leaseconstructie, als de aanschaf van jouw product of dienst voor de opdrachtgever te duur is.

9. Leg zelf contact

Heb je jouw offerte ingediend, maar nog geen terugkoppeling ontvangen? Neem zelf contact op met je opdrachtgever. Hiermee laat je zien dat je oprecht geïnteresseerd bent en dat je serieus genomen wilt worden. Een belofte als ‘je hoort nog van ons’ zet je hiermee zelf om naar een inhoudelijke reactie van je potentiële klant.

Veel succes met het schrijven van winnende offertes!