Sturen op de financiële kant van je onderneming

Kwartaal vier van dit jaar is aangebroken! Hét moment om als ondernemer de financiële kant van je onderneming onder de loep te nemen. Op basis van je financiën kun je sturen op de koers van je bedrijf. Nu is de tijd om vooruit te blikken. Belangrijk om te overdenken is de ruimte die je nog hebt om te investeren dit jaar. Maar natuurlijk ook de plannen voor volgend jaar te smeden.

Het is al weer een tijdje geleden dan wij tegen onze accountant zeiden dat we het anders wilden. Leuk hoor, aan de hand van een jaarrapport terug kijken op het vorige jaar (ook zeker belangrijk). Maar wij kijken juist graag vooruit, altijd op zoek naar nieuwe mogelijkheden en kansen! Zo bouwen we naar onze stip op de horizon. En nu….. elke keer als we binnen komen is zijn eerste vraag: “En…wat zijn de plannen voor volgend jaar?” Nou, daar worden we een stuk blijer van!

Jaarrapport

Als ondernemer heb je het nodig, je moet immers je belastingaangifte in gaan vullen. Maar dat jaarrapport wat de boekhouder of je accountant voor je maakt heeft veel meer nut. Je kijkt terug naar de omzet die je gemaakt hebt, de inkoop en de kosten die daar bij horen en naar je uiteindelijke rendement. Cijfers waarmee je kunt sturen. Ik hoor van veel ondernemers dat ze eigenlijk het jaarrapport niet kunnen lezen. En hoewel het vol staat met vakjargon als materiële vast activa, afschrijvingen, balans, fiscale positie, winstverdeling, liquide middelen en nog veel meer, is het echt niet zo moeilijk om te weten wat het vertelt over je bedrijf. Ik vind het zelfs een must dat je hier met je boekhouder of accountant over spreekt en dat je in ‘jip-en-janneke-taal’ uitgelegd krijgt wat er staat en wat dat voor jou en je bedrijf betekent. Voor sommigen een hele uitdaging maar ik denk dat er genoeg goede boekhouders en accountants rondlopen die dit met veel liefde (voor hun vak en hun klant) doen. Daarmee wordt de jaarrekening als het ware een managementtool voor het besturen van je bedrijf.

Up-to-date cijfers

Belangrijker nog, en zeker handiger, is het om up-to-date gegevens te hebben over de financiële situatie van je bedrijf. Een rationele benadering op een emotioneel onderwerp. Je wilt immers niet voor verrassingen komen te staan. In ieder geval niet voor van die konijnen uit de hoge hoed waarbij je nog dikke rekeningen moet betalen of een fikse afdracht aan de fiscus waar je geen rekening mee had gehouden. Dit soort geldnood is echt killing voor jou als ondernemer. Het blokkeert je inspiratie en creativiteit en je kunt niet meer investeren in vernieuwing. Je kunt je er vast iets bij voorstellen, echt benauwend.
Deze verrassingen zijn makkelijk te voorkomen door een goed boekhoudprogramma te gebruiken waarmee je op een simpele manier in je dashboard kunt zien hoe je er voor staat. Neem bijvoorbeeld de goed werkbare programma’s van Moneybird of E-boekhouden.nl. Ik schreef er al eerder over in ‘Boekhouden, of je het nou leuk vind of niet’. Als jij het goede pakket kiest is je administratie bijhouden net als tanden poetsen. In 5 tot 10 minuten per dag heb je altijd je hele boekhouding bij en heb je dus je bedrijfsinformatie helemaal up-to-date.

Sturen op cijfers

Als je dan helemaal helder hebt hoe je er voor staat kunt je gaan sturen met deze gegevens. De basis is wat mij betreft altijd een begroting. Niet alleen een exploitatie (winst & verlies) begroting maar ook een liquiditeits begroting (je bankboekje, zeg maar).

Je kunt berekenen hoeveel omzet je moet maken om tot die winstuitkering of dat salaris te komen dat jij in gedachten hebt en waarvan je nog kunt bufferen en investeren. Zorg dat je alle kosten goed in beeld hebt, heb het met je boekhouder of accountant over mogelijke aftrekposten en weet hoeveel tijd je kunt besteden. Wees niet overmoedig en reken je zelf niet rijk!

Een belangrijke formule die wij bijvoorbeeld voor dienstverleners gebruiken is deze; 46 x 3 x 8 x uurtarief. Je kunt maximaal 46 weken per jaar declarabel zijn. Denk even aan vakanties, ziekte of andere redenen waardoor je niet aan het werk bent voor een opdrachtgever. Daarbij hanteer ik de stelregel dat je maximaal 3 dagen per week declarabel kunt zijn als ondernemer. Je moet immers ook nog wat aan je acquisitie, marketing en administratie doen. Daar moet je tijd voor inruimen in je agenda en twee werkdagen per week is geen overbodige luxe. Voor sommige ondernemers geldt overigens dat ze een aantal maanden achter elkaar ‘op klus’ zijn en anders met deze drie dagen om gaan. Maar ook dan zullen er tussenperiodes zijn dat je geen werk hebt. De 8 werkuren per dag spreken denk ik voor zich net als je tarief. Aan de hand hiervan kun je prognotiseren.

Liquiditeitsbegroting

Je liquiditeitsbegroting is minstens zo belangrijk als je exploitatiebegroting! Je maakt hiermee inzichtelijk wanneer de betalingen van facturen binnen komen, wanneer je inkoopfacturen of bonnen betaald moeten worden, je btw afgedragen wordt (of terug verkregen) en wat je overhoudt. Toen ik het eerder in dit stuk had over emotie dan gaat dat hier over. Zorg dat je steeds voldoende middelen hebt om te kunnen doen wat je voor ogen hebt. Dat onderneemt een stuk plezieriger en geeft vrijheid.

Mocht je aan de hand van dit blog vragen hebben of denken ‘hoe dan?’ neem laat het dan weten.