Problemen met je boekhouder kunnen duur uitpakken

Helaas komt het vaker voor dan je denkt: problemen met de boekhouder. Veel ondernemers hebben niet zoveel met de cijfermatige en fiscale kant van hun zaak en schakelen daarvoor een boekhouder in. Ze vertrouwen erop dat deze professional alle ins en outs kent van de fiscale regels en voldoende ervaring heeft om te voorkomen dat er naheffingen of boetes komen. En het zou fijn zijn dat de boekhouder met je meedenkt als hij of zij ziet dat je winst onder druk staat.

Jij bent wettelijk verantwoordelijk

Toch worden ondernemers vaker dan je denkt geconfronteerd met een boekhouder die teleurstellend werk levert. Aangiftes die niet of te laat worden gedaan of fouten in de administratie die aan het licht komen bij een controle door de Belastingdienst. En dat kan resulteren in hele kostbare aanslagen waarvoor je als ondernemer opdraait. Je bent immers wettelijk gezien zelf verantwoordelijk voor een deugdelijke administratie en belastingaangifte.

Regelmatig kom ik ondernemers tegen die hierdoor veel dieper in de problemen komen dan nodig is. Het erge is dat dit vaak voorkomt bij ondernemers waar het bedrijfsmatig toch al niet zo goed gaat. Ze missen inzicht en overzicht in hun boekhouding en hebben juist in zo’n situatie een echte financieel expert nodig die ze bijstaat en door de zware tijd loodst met goed advies. Maar als de boekhouder die rol niet pakt ontstaan soms hoge vorderingen van onder andere de belastingdienst die voorkomen hadden kunnen worden. Sterker nog, we zien vaak dat de boekhouder zijn handen van alles aftrekt als zijn eigen rekeningen niet meer betaald kunnen worden in plaats van samen met de ondernemer naar een oplossing te zoeken.

Iedereen kan zichzelf tot boekhouder verklaren

De mogelijkheden om de boekhouder aansprakelijk te stellen zijn helaas beperkt. Boekhouder is namelijk een ‘vrij’ beroep. Met andere woorden: iedereen kan zichzelf tot boekhouder verklaren zonder daarvoor een opleiding te volgen. En er is geen instantie om een klacht in te dienen zoals bij accountants.

Daarom is het ontzettend belangrijk dat je als ondernemer zelf goed onderzoek doet bij de keuze van een (nieuwe) boekhouder. Ga daarbij niet te lichtzinnig te werk. Jij bent immers een opdrachtgever voor werkzaamheden die de ruggengraat van je bedrijf vormen.

Wat kun jij zelf doen

1. Vraag in je netwerk naar ervaringen van andere ondernemers, en vooral ondernemers die ook met complexere fiscale vraagstukken of problemen met de Belastingdienst te maken hebben gehad. Denk na over wat voor jou belangrijke aspecten van een boekhouder zijn en zet deze voor jezelf op een rij. Maak op basis van dit vooronderzoek een ‘longlist’ van boekhouders die je wilt gaan benaderen.

2. Benader de boekhouders en maak eerst een vrijblijvende persoonlijke afspraak. Ga tijdens deze gesprekken na of de boekhouder een beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft en wat de leveringsvoorwaarden zijn. Check zijn ervaring met jouw specifieke sector en ook de ervaring in het leggen van contact met de Belastingdienst als er discussie ontstaat over de aangifte. Hoe handelt de boekhouder als er een probleem is? Stel ook vast of de boekhouder kan werken op een manier die voor jou van belang is en leg deze afspraken en de prijs vast in de overeenkomst van opdracht als je besluit met elkaar in zee te gaan.

3. Een boekhouder heeft zorgplicht. Deze zorgplicht is in de wet niet verder uitgewerkt, maar in de rechtspraak wel. Daarin is bepaald dat een opdrachtnemer zich aan zijn zorgplicht heeft gehouden als hij zich heeft gedragen zoals een redelijk handelende en redelijk bekwame vakgenoot met dezelfde kennis en ervaring in dezelfde situatie zou hebben gedaan. Is de geleden schade groot dan kun je proberen de kosten te verhalen via een civiele rechtsprocedure. Hierin wordt getoetst of de opdrachtnemer in strijd heeft gehandeld met zijn zorgplicht. Dan moet hij in principe de schade vergoeden die de opdrachtgever daardoor lijdt.

Een goede boekhouder verdient zichzelf terug!

Een goede boekhouder is een financieel expert die alle fiscale regels kent. Je moet erop kunnen vertrouwen dat de aangifte goed wordt ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt. Zo verdient hij of zij zichzelf terug met goede adviezen aan jou én door slimme aangiftes. En als kers op de taart krijg jij meer inzicht in de financiële kant van je bedrijf waardoor je kunt sturen op je bedrijf en plezieriger kunt ondernemen.